구매 견적서 작성 시 항목별 단가,수량 정보 기재가 중요한 이유

구매 견적서 작성 시 항목별 단가,수량 정보 기재가 중요한 이유

 

 

 

1. 항목별 기재의 의미
견적서를 작성할 때 A항목, B항목, C항목이 있을 경우 이를 단순히 1LOT로 묶어서 제시하는 방식보다 각 항목을 개별적으로 수량과 금액을 명확히 기재하는 것이 바람직합니다. 이러한 방식은 단순한 형식상의 차이를 넘어 실제 거래와 관리 과정에서 큰 차이를 만들어냅니다.

 

 

Case 1 : 각 항목별 수량 및 단가 정보를 기입

 

Case 2 : 전체 1 Lot 으로 표기

 

A항목, B항목, C항목 : 1Lot / 154,000원

 

 

 

 

 

2. 가격 검증의 용이성
항목별 단가와 수량이 기재되어 있다면 발주 부서나 구매 부서는 해당 금액이 합리적인지 여부를 손쉽게 검증할 수 있습니다.

동일한 항목에 대해 타 업체의 견적과 비교하거나, 시장 가격과 대조하여 적정성을 판단할 수 있기 때문입니다.

반면 모든 항목을 합산하여 1LOT로만 제시한다면 세부 내역을 알 수 없어 검증 과정이 불가능하거나, 추가 질의와 확인 절차가 반복되어 비효율이 발생할 수 있습니다.

 

B업체가 B항목에 단가가 너무 높게 제시하여 잘못 제시된게 아닌지에 대해 의문을 가질 수 있음

 

 

3. 과거 기록과의 비교 가능성
기업은 동일한 품목을 반복적으로 구매하는 경우가 많습니다. 이때 과거 견적서에 항목별 내역이 남아 있다면 후속 구매 시 과거 단가와 현재 단가를 비교하여 가격 변동 추이를 파악할 수 있습니다. 이는 협상 과정에서도 유리하게 작용할 수 있으며, 내부적으로도 비용 관리의 근거 자료로 활용됩니다. 그러나 과거에 1LOT로만 기록되어 있다면 해당 금액이 각 항목별로 얼마였는지 알 수 없으므로 비교 자체가 불가능합니다.

 

 

4. 관리 및 투명성 제고
항목별 견적은 구매 내역의 투명성을 높여줍니다. 관리자가 각 항목을 명확히 파악할 수 있어 부서 간 협업에도 유리하며, 회계 처리나 원가 산정 시에도 보다 정확한 근거 자료를 제공합니다. 반면 1LOT 방식은 간단해 보이지만 실제 관리 단계에서는 불명확성과 불투명성을 야기할 수 있습니다.