긴급구매 선보고 작성 시 꼭 알아야 하는 사항

긴급구매 선보고 작성 시 꼭 알아야 하는 사항

 

 

1. 정의
긴급구매 선보고란, 긴급한 상황에서 일반적인 구매 절차(계획 → 검토 → 결재 → 계약)를 밟기 어려운 경우,
사전 보고를 통해 구매를 선(先) 집행하고, 후속 절차는 사후 처리하는 방식의 공식 문서입니다.
이는 조직의 운영 연속성 확보를 위해 예외적으로 허용되는 긴급조치 수단입니다.

 

 

2. 사용 목적
1) 공정 중단 방지
  - 주요 설비의 고장, 부품 파손, 유틸리티 장애 등으로 인한 생산라인 정지 또는 품질 저하 위험 대응

2) 안전사고 예방
  - 전기·기계 설비의 위험 요소 제거, 소방설비 이상 등 즉각적 조치가 필요한 상황

3) 법적·행정적 대응
  - 민원, 규제기관 점검, 환경 사고, 특허 분쟁 등 외부 기관 대응 시 시간 내 조치 필요

4) 감사 대응용 증빙 자료 확보
  - 긴급구매 사유가 정당했음을 내부 감사 또는 외부 감사 시 증빙하기 위한 자료로 활용됨

 

 

3. 포함 내용 (구성 항목 예시)

 

 

 

4. 유의사항
1) 무분별한 남용 금지
  - 긴급이 아닌 단순 일정 지연, 예산 미확보, 계획 누락 등의 사유는 감사 지적 대상이 될 수 있습니다.

2) 반드시 증빙 자료 첨부
  - 고장 사진, 고장 이력, 설비 일지, DCS 경보 캡처, 관련 메일 등 정당성을 입증할 수 있는 자료 필요

3) 사후 절차 이행 필요
  - 선조치 후에는 반드시 정식 구매 품의 또는 계약을 통해 정산 처리를 완료해야 하며,
    일부 기업은 별도의 사후 리포트 제출 또는 구매결의 이력 관리를 요구합니다.

4) 금액 기준에 따른 추가 절차
  - 일정 금액 이상은 임원 승인 또는 구매위원회 보고가 필요할 수 있으며, 사내 규정에 따라 상이합니다.

 

 

 

5. 긴급구매 선보고를 가급적 지양해야 하는 이유
1) 정상적인 구매 절차 생략으로 인한 리스크
  - 긴급구매는 일반적인 구매 절차(계획 → 비교견적(Bidding) → 내부 검토 → 계약)를 생략하거나 축소하게 됩니다.
  - 이로 인해 적정성 평가, 기술 검토, 이중 검토 절차가 누락될 수 있으며, 품질이나 성능 검증이 미흡한 경우도 발생할 수 있습니다.

2) 가격 협상(Bidding, Negotiation) 기회 상실
  - 정상적인 구매는 복수 업체로부터 견적을 받아 가격 경쟁(Bidding)을 유도하고, 이후 내부 협의 또는 공급사와의

    가격 조정(네고)을 통해 단가를 인하할 수 있습니다.
  - 반면, 긴급구매 선보고는 시간 부족을 이유로 제한된 업체에서 즉시 구매하게 되어, 가격 경쟁력 확보가 어렵고, 

    단가가 높아질 위험이 큽니다.

3) Vendor 선정의 공정성 저하
  - 특정 공급사 중심으로 반복적인 긴급구매가 이루어질 경우, 거래처 편중 및 공정성 논란이 발생할 수 있습니다.
  - 이는 장기적으로 거래 구조의 왜곡 및 협력사 신뢰 저하로 이어질 수 있습니다.