발주 지연 시 LOI(Letter of Intent) 활용 방안과 리스크 관리

발주 지연 시 LOI(Letter of Intent) 활용 방안과 리스크 관리

 

 

 

1. LOI (Letter of Intent, 의향서)란
LOI (Letter of Intent)는 본 계약 체결 전에 거래 당사자 간의 계약 의사와 기본 조건을 사전에 확인하기 위해 작성하는 문서입니다.
국문으로는 ‘의향서’, ‘구매의향서’, ‘계약의향서’ 등으로 표현됩니다.

플랜트·설비·공사·용역 분야에서는 발주 전 단계에서 일정, 금액 범위, 수행 조건 등을 정리하고 상호 협의 내용을 문서화하는 용도로 활용됩니다.

 

 

2. LOI의 주요 목적

2.1 거래 의사 공식화
본 계약 체결 의사가 있음을 대외적으로 명확히 합니다.

2.2 기본 조건 사전 합의
예상 금액, 범위(Scope), 일정, 주요 조건 등을 정리합니다.

2.3 일정 단축
내부 승인, 법무 검토, 계약서 작성 등에 시간이 소요될 경우 선행 업무 착수가 가능하도록 합니다.

2.4 리스크 관리
착수 범위 및 비용 한도를 명확히 하여 불필요한 분쟁을 예방합니다.

 

 

3. 발주 승인 지연 시 LOI 활용
현장에서 자주 발생하는 상황은 발주서(PO) 또는 계약 승인 절차가 지연되는 경우입니다.

  - 전결권자 승인 대기
  - 예산 배정 지연
  - 본사 또는 법무 검토 지연
  - 계약 조건 협의 장기화

이처럼 공식 발주가 늦어지지만 공정 일정이나 납기 확보를 위해 선행 제작·자재 확보·설계 착수 등이 필요한 경우, LOI를 발행하여 업무 착수 지시를 하는 사례가 있습니다.

즉, 정식 계약은 아직 체결되지 않았으나, 발주 의사가 확정적이므로 일정 준수를 위해 선행 업무를 진행해 달라는 취지의 문서입니다.
다만, 이는 회사 규정 및 내부 통제 기준에 따라 신중하게 운영되어야 합니다.

 

 

 

4. LOI 작성 시 유의사항

4.1 업무 범위 한정
착수 가능한 범위를 명확히 특정해야 합니다.
(예: 설계 착수, 원자재 발주, 제작 준비 등)

4.2 금액 한도 설정
“총 계약 예정금액 ○○원 이내” 또는 “○○원 한도 내에서만 효력 인정” 등으로 금액 범위를 명확히 합니다.

4.3 유효기간 명시
“본 LOI는 ○년 ○월 ○일까지 유효”와 같이 유효기간을 설정하고, 기간 내 정식 계약 미체결 시 효력이 상실됨을 명시합니다.

4.4 법적 구속력 여부 명확화
통상 LOI는 본 계약 체결을 전제로 하며 계약 자체를 대체하지 않습니다.
필요 시 비밀유지 등 일부 조항에 한해 구속력을 부여할 수 있습니다.

4.5 비용 정산 기준 명확화
계약이 최종 체결되지 않을 경우 비용 처리 기준을 사전에 정의해야 합니다.

 

 

5. LOI의 장점과 리스크
5.1 장점
  - 납기 지연 방지
  - 프로젝트 일정 확보
  - 공급사 생산 슬롯 선점 가능

5.2 리스크
  - 계약 미체결 시 비용 분쟁 발생 가능
  - 내부 통제 미흡 시 무권한 발주로 오해 소지
  - 예상 금액 초과 발생 위험

따라서 LOI는 편의상 사용하는 문서가 아니라, 리스크를 통제한 상태에서 사용하는 한시적 승인 문서로 이해하는 것이 바람직합니다.

 

 

6. 결론
LOI는 본 계약 체결 전 단계에서 거래 의사를 명확히 하고, 특히 발주서 승인 절차가 장기화될 경우 일정 준수를 위해 선행 업무를 지시하기 위한 실무적 수단으로 활용됩니다.

다만, 금액·범위·유효기간·법적 효력 등을 명확히 하지 않으면 향후 분쟁 또는 내부 통제 이슈로 이어질 수 있으므로, 회사 규정과 전결 기준에 맞춰 통제된 형태로 운영하는 것이 중요합니다.